Funções do porteiro de condomínio, o cartão de visita.

O porteiro é uma peça fundamental para o condomínio. Sua função principal requer o cumprimento de regras que aumentam a segurança do prédio. Além disso, ele é o cartão de visita do condomínio, é “a primeira cara do condomínio”, por isso o cuidado com a cordialidade, respeito e comportamento profissional.

É ele quem autoriza, ou não, a entrada de visitantes, funcionários das unidades, prestadores de serviços e funcionários do condomínio. É também o primeiro a sofrer com possíveis assaltos, e isso ocorre principalmente se ele não estiver totalmente focado nas suas funções. Por isso, suas atribuições devem ser claras, tanto para o profissional, como para todos os moradores e outros funcionários. É muito comum o pedido de “pequenos” favores ao porteiro, desviando sua atenção do que é realmente necessário e acumulando suas funções.

O desafio é ter essas atribuições muito bem esclarecidas, já que por “mania comportamental”, o porteiro tem funções múltiplas na maioria das vezes. Então vamos lá:

Quais são as funções do porteiro de condomínio?

Para ficar bem claro, dividimos suas funções em pontos específicos, vamos começar pelo controle de acesso dos visitantes:

Ao chegar um visitante, este deve informar o nome, o número da unidade e o nome do morador que irá visitar. O porteiro deve interfonar para o morador, que autoriza, ou não, a entrada do visitante, e o porteiro apenas cumpre o determinado pelo morador.
Um dos pontos principais de segurança do condomínio é garantir que o porteiro esteja sempre presente na guarita. Por esse motivo, mesmo que haja solicitação do visitante, o contato será feito através do porteiro eletrônico, e não o porteiro deixando o posto para fazer o atendimento diretamente do lado de fora.
Em caso de dúvida da identidade do visitante, o porteiro pode solicitar a presença do morador para fazer a identificação pessoalmente.
Ainda que o visitante seja regular, ele nunca deve entrar sem a devida autorização do morador.

Ao receber encomendas:

Por mais que a função dos serviços delivery seja garantir o conforto, ao menos até a portaria o morador terá de ir para receber a comida. A iniciativa tem como função evitar que estranhos adentrem no condomínio.
Se for uma entrega de encomenda por pacote, vinda pelo correio, por exemplo, um morador da unidade será chamada para receber e assinar o recibo. Se não houver ninguém na unidade, o porteiro pode receber a encomenda. Mais uma vez, o estranho não entra no condomínio.
Geralmente, as encomendas entregues ao porteiro são distribuídas nas unidades ao final de cada turno. Você pode resolver qual solução melhor se enquadra à realidade do seu condomínio.

Fluxo de prestadores de serviço / Concessionárias:

Empresas como TV a cabo ou internet, por exemplo, só entram após o porteiro se certificar de que realmente houve o pedido do morador pelo serviço. Geralmente o zelador auxiliar o porteiro quanto a essas demandas.
Recomenda-se que após a confirmação da solicitação do serviço, seja feita uma ligação para a empresa responsável para confirmar a identificação dos funcionários.
Quanto a prestação de serviço for originada de concessionárias (Água e luz, por exemplo), também recomenda-se o contato com a empresa responsável para confirmar a visita e a identificação dos funcionários.
O porteiro deve fazer um registro completo da pessoa que adentrará o condomínio.
Em caso de obras, só devem entrar os funcionários apontados e autorizados pela empresa prestadora do serviço. Se houver algum remanejamento de funcionários, a empresa responsável deve avisar ao síndico, zelador e porteiro.

Por parte dos moradores:

O porteiro deve estar sempre com o uniforme em boas condições de apresentação. O cabelo bem arrumado, tal como a barba, se houver. É importante passar a ideia de boa higiene.
Evitar conversas delongas[N1] com demais funcionários na portaria ou em áreas comuns.
Não comentar assuntos do cotidiano do condomínio fora do local de trabalho.
Manter portões e demais acessos ao condomínio fechados em horários de coleta de lixo.

Para boas condições de trabalho ao porteiro, é importante:

Portaria blindada.
Bom ambiente de trabalho (limpo e devidamente arejado)
Reciclagem a cada seis meses.
Bom conhecimento dos procedimentos do condomínio (Síndico e zelador devem ajudar explicando bem as regras para o porteiro).
Os números de telefones em caso de emergência (Polícia, bombeiro, administradora, zelador, síndico, empresas de manutenção) devem estar à mão, para fácil visualização para o porteiro.

Pedidos que são feitos ao porteiro e que devem ser proibidos:

Descumprimento de regras do condomínio.
Que ele carregue sacolas de compras.
Que manobre carros na garagem.
Que “fique de olho” nas crianças.
Que “sempre libere tal pessoa”.
Que guarde chaves de unidades e automóveis na portaria.

Baixe aqui uma cartilha de segurança que ajudará ainda mais o seu condomínio.

Até a próxima!